Työryhmien työkalupakki

Talousohje

Matkalasku- ja luentopalkkiolomake

STKS:n järjestämien seminaarien ja koulutustilaisuuksien osallistumismaksut

Webinaarihinnasto 50-100 euroa + alv ja ei-jäsenille 80-120 plus alv. Työryhmät saavat arvioida keston ja kulut.

Liveseminaarit ja niiden hinnoittelu: jäsenille 120 + alv = 148,80 ja ei-jäsenille 180 + alv = 223,20 euroa.

Myös maksuttomia seminaareja voi järjestää, jos niistä ei koidu kuluja seuralle.

Palkkio-ohje

20-45 minuutin hintahaitarilla alustus/luento/esitys 100-350 euroa.

Muut mahdolliset palkkiot on neuvoteltava puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kanssa.
Kurssisihteeri: 6 euroa per suorite.

 

Koulutustilaisuuden järjestäjän yleisohje

Yleistä

Ennen seminaaria käydään läpi työroolit seminaarin järjestämisessä.
Ilmoituksen seminaarista/koulutustilaisuudesta voi laittaa seuran nettisivuille järjestävä
taho/työryhmän edustaja tai pyytää esim. sihteeriä tekemään sen.
Muita kanavia tiedottamiselle:

  • STKS:n Facebook-sivut
  • Tee seminaarista myös Facebook-tapahtuma, ohjeistus siihen:
    https://www.facebook.com/help/210413455658361?helpref=about_co
    ntent
  • STKS:n sähköpostilista stks@lista.tsv.fi
  • kirjastot.fi > ammattikalenteri
  • Tapahtuman luonti: https://www.kirjastot.fi/node/add/procal_entry
  • FUNin yhteistyösihteeri: http://yliopistokirjastot.fi/yhteystiedot/
  • Tietojohtaminen ry
  • Informaatiotutkimuksen yhdistys ITY ry
  • Svensk biblioteksförening
  • AMKIT-kirjastojen yhteinen s-postilista amk-kirjastot@lists.metropolia.fi
  • Signum: Lähetäthän tiedon koulutuksesta päätoimittajalle mahdollisimman
    pian tapahtuman ajankohdan ja aiheen varmistuttua, jos toivot
    mainosta myös Signumiin
  • Mainitse myös STKS:n Twitter-tili (@stksfvbs). Käytä sosiaalisessa mediassa
    (Twitter, Instagram jne.) aihetunnistetta #STKS

Tilavaraus

Tieteiden talon tilat Helsingissä ovat maksuttomia lukuun ottamatta alakerran isoa salia.
Sen vuokra on edullinen.

  • http://www.tieteidentalo.fi/fi/tilat-ja-tilavaraukset
  • http://www.tieteidentalo.fi/fi/yhteystiedot

Tiloja saattaa saada edullisesti tai maksutta myös muualta ja tilaisuuksia voi
järjestää muuallakin kuin Helsingissä

Jos koulutustilaisuus peruuntuu tai tilavaraus vaihdetaan muualle,
työryhmän tulee peruuttaa tarpeeton tilavaraus ajoissa. Varmista myös
varatun tilan omat peruutusehdot. Tieteiden talolla peruutus pitää tehdä
vähintään viikkoa ennen tilaisuuden aiottua ajankohtaa.

Seminaariosallistujien tavoitemäärä: 40-50 hlöä, vähintään 30 maksavaa henkilöä. Jos osallistujamäärä jää alle kolmenkymmenen, tulee olla seuran hallitukseen tai
puheenjohtajaan yhteydessä.

Ilmoittautumislomake

Järjestävä työryhmä tai kurssisihteeri voi laittaa verkkolomakkeen osallistujien
ilmoittautumisia varten seuran verkkosivuille. Lomakkeella kysytään osallistujan
suku- ja etunimi, sähköpostiosoite, organisaation nimi ja osoite, laskutusosoite sekä
STKS:n tai muun seuran jäsenyys.

Suomen kirjastoseuran, Tietoasiantuntijat ry:n, Informaatiotutkimuksen yhdistys
ITY ry:n ja Finlands svenska biblioteksförening r.f:n jäsenet voivat osallistua
STKS:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin STKS:n jäsenhintaan.

Lomakkeella kannattaa olla lisätietoja -kohta. Lomakkeella on myös tiedot
perumiskäytännöistä. Perumiskäytännöt: osallistuminen tulee perua viimeistään viikko ennen koulutustilaisuutta. Tätä myöhemmät perumiset laskutetaan. Sairaustapauksissa ei laskuteta, mutta silloinkin tulee ilmoittaa koulutuksen järjestäjälle poissaolostaan.

Työryhmät voivat käyttää FloMembersin valmista mallipohjaa. Flomembers ->
Tapahtumat – Tämän hetkiset tapahtumat – Mallipohja. Yhteisöjäsenyyden perusteella voi yksi seuraan kuulumaton osallistua tilaisuuteen jäsenhinnalla asianomaisesta organisaatiosta.

Muista käyttää myös palautelomaketta.

Esiintyjille / luennoitsijoille tiedotettavaksi

• Esiintyjille ja luennoitsijoille annetaan seuran palkkio- ja matkalaskulomake tai
tiedotetaan, että se löytyy seuran verkkosivuilta. Matkalaskun liitteeksi alkuperäiset
kuitit niistä kuluista, joista korvausta haetaan. Palkkiohakemuksen liitteeksi
(sivutulo)verokortti tai sen kopio.
• Matkat maksetaan edullisinta matkustustapaa käyttäen ellei muuta ole sovittu
koulutuksen järjestäjien kanssa. Oman auton käytöstä korvataan junalipun hinta,
seura ei käytä kilometrikorvausta. Julkisen liikenteen käyttö on suositeltavaa,
taksimatkat korvataan vain erityistilanteessa. Seura korvaa tarvittaessa
kohtuuhintaiset majoituskulut, jos koulutustilaisuuteen, kokoukseen tms.
osallistuminen vaatii aikataulullisista syistä yöpymisen.
• Päivärahoja ei makseta. Pohjois-Suomesta Helsinkiin voi lentää molemmat matkat.
Vaasa – Kuopio korkeudelta korvataan vain toinen suunta lentäen. Lentoyhtiön
valinnassa tulee kiinnittää huomiota kohtuulliseen hintatasoon. Jos lentoliput
ostetaan matkatoimistosta, joka laskuttaa suoraan seuraa, viitteenä oltava
tapahtuman nimi ja päiväys sekä matkustajan nimi.
• Ulkomaisille esiintyjille maksetaan matkat ja majoitus Economy-luokassa.
Palkkiota ei makseta kuin erityistapauksissa, ja siitä on tehtävä esitys hallitukselle.
Laskutus
• Osallistujalista löytyy FloMembers-palvelun Tapahtumat-osiosta. Työryhmän
edustaja tarkistaa koulutustilaisuuden jälkeen, että listalla näkyvät kaikki
osallistuneet ja ilmoittaa taloudenhoitajalle, että tapahtuman voi laskuttaa.
Taloudenhoitajalle ilmoitetaan vain laskutettavat.
• Sairastapauksista pitää ilmoittaa seminaarin järjestäjille ennen seminaarin alkua
• Seminaarin jälkeen raportointi seminaarista hallitukselle
• Ryhmien vetäjät arvoivat ryhmän jäsenistä, että kuka on tehnyt seminaarin eteen sen
verran paljon töitä että voi osallistua maksutta.
• Taloudenhoitaja laskuttaa osallistujat koulutustilaisuuden jälkeen FloMembersin
listan mukaan (verkkolaskutus/paperinen lasku).
• Jos tilaisuudella on sponsoreita jotka maksavat esim. tarjoiluja, tarjoilujen järjestäjä
voi lähettää laskut suoraan sponsoreille. Laskuja ei tarvitse kierrättää
taloudenhoitajan kautta, jos maksaja on muu taho kuin STKS ry. Tieteiden talon
Tiedekahvilaan voi maksaa myös luottokortilla.
• Mikäli työryhmä käyttää kurssisihteeriä, hän lähettää palkkio- ja
matkalaskulomakkeen taloudenhoitajalle omaa korvaustaan varten.
Linkki palkkio- ja matkalaskulomakkeeseen

Taloudenhoitaja antaa mielellään lisätietoja.

Taloudenhoitajan yhteystiedot

Suomen tieteellinen kirjastoseura ry
Tarja Hämäläinen
Helsingin yliopiston kirjasto
PL 53
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
taloudenhoitaja [at] stks.fi

Laskutusosoite

Suomen tieteellinen kirjastoseura ry
Tarja Hämäläinen
Helsingin yliopiston kirjasto
PL 53
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Verkkolaskutusosoite: FI4280001770144666
Välittäjätunnus: DABAFIHH
Välittäjä: Danske Bank
y-tunnus: 0202308-9