Työryhmien työkalupakki

Laskutuslomake

Matkalaskut ja muut kulut

Matka- ja kululaskulomake (täytä lomake ja talleta – lomakkeessa tarkemmat ohjeet laskun  lähettämisestä)

Ohjeita koulutuksen järjestäjille

STKS:n järjestämien seminaarien ja koulutustilaisuuksien osallistumismaksut (2023)

Seminaarit ja koulutukset

  • Jäsenet 140 € + alv = 173,60 € *)
  • Muut 200 € + alv = 248,00 €

Webinaarit

  • Jäsenet 50-100 € + alv = 62-124 € *)
  • Muut 80-120 € + alv = 99,20-148,80 €

Opiskelijat

  • Opiskelijajäsenet: Seminaarit, koulutukset ja webinaarit: 32,25 € + alv = 40 €
  • Ilmaispaikat seminaareihin ja webinaareihin (tiedotetaan erikseen, tarvittaessa tiedustelut seuran sihteeriltä sihteeri@stks.fi)
  • Oppilaitokset voivat sopia koko opiskelijaryhmän osallistumiselle yhteishinnan (sihteeri@stks.fi)

Yhteisöjäsenet

  • yksi seuraan kuulumaton voi osallistua tilaisuuteen jäsenhinnalla asianomaisesta organisaatiosta

*) Suomen kirjastoseuran, Tietoasiantuntijat ry:n, Informaatiotutkimuksen yhdistys ITY ry:n ja Finlands svenska biblioteksförening r.f:n jäsenet voivat osallistua STKS:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin STKS:n jäsenhinnalla.

Tilavaraus

  • Huom. Tieteiden talon sali 104 on maksullinen ma–pe klo 8–16 välisenä aikana. Jäsenseurat voivat kuitenkin varata salin maksutta tilaisuuksiin, jotka järjestetään arkisin klo 16 jälkeen. Talo on arkipäivinä auki klo 8–18, mutta aukioloa voidaan jatkaa tiistaisin ja torstaisin erikseen sopimalla klo 20 asti.
  • Tilaisuuksia voidaan järjestää myös muualla, esim. tieteellisten kirjastojen yhteydessä.
  • Jos koulutustilaisuus peruuntuu tai tilavaraus vaihdetaan muualle,
    työryhmän tulee peruuttaa tarpeeton tilavaraus ajoissa. Esim. Tieteiden talolla peruutus pitää tehdä vähintään viikkoa ennen tilaisuuden ajankohtaa.

Ilmoittautumislomake

  • Ilmoittautumislomake tehdään FloMember-palvelussa (tapahtumamanageri-rooli). Voit hyödyntää valmista mallipohjaa. (Flomembers -> Tapahtumat – Tämän hetkiset tapahtumat – Mallipohja).
  • Lomakkeella kysytään seuraavat tiedot: osallistujan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaation nimi ja osoite, laskutustiedot sekä STKS:n tai muun seuran jäsenyys (ks. hinnastosta seurat, joiden jäsenet voivat osallistua STKS:n jäsenhintaan).
  • Ilmoittautumislomakkeen linkki talletataan koulutustiedotteen yhteyteen STKS:n verkkosivuille. Tarvittaessa sihteeri auttaa.
  • Tarkista, että lomakkeella on myös lisätietoja-kohta sekä tiedot peruutusehdoista: osallistuminen tulee perua viimeistään viikkoa ennen koulutustilaisuutta. Tätä myöhemmät perumiset laskutetaan. Sairaustapauksissa ei laskuteta, mutta silloinkin tulee ilmoittaa koulutuksen järjestäjälle poissaolosta.

Tiedotuskanavat

  • Seuran verkkosivut: Ilmoituksen voi toimittaa seuran sihteerille, joka laittaa sen verkkosivuille.
  • STKS:n sähköpostilista: stks@lista.tsv.fi
  • STKS:n Facebook-sivut: Tee seminaarista myös Facebook-tapahtuma, ohje: https://www.facebook.com/help/210413455658361?helpref=about_co
    ntent (tarvittaessa sihteeri auttaa)
  • fi > ammattikalenteri: Tapahtuman luonti: https://www.kirjastot.fi/node/add/procal_entry
  • FUNin yhteistyösihteeri: http://yliopistokirjastot.fi/yhteystiedot/
  • AMKIT-kirjastojen yhteinen s-postilista amk-kirjastot@lists.metropolia.fi
  • Signum: Lähetäthän tiedon koulutuksesta päätoimittajalle mahdollisimman pian tapahtuman ajankohdan ja aiheen varmistuttua, jos toivot mainosta myös Signumiin.
  • X: Mainitse STKS:n Twitter-tili (@stksfvbs).
  • Käytä sosiaalisessa mediassa aihetunnistetta #STKS

Koulutustilaisuuksien tuotot ja kulut

  • Koulutuksen järjestäjä tekee koulutuksen kuluista kuluarvion, jota päivitetään tuottojen ja kulujen  täsmentyessä. Kuluarvion laskemisen avuksi on tehty pohja, joka on talletettu driveen: Asiakirjat / Työryhmien työkalupakki.
  • Tapahtuman järjestelyihin osallistuneet työryhmän jäsenet voivat osallistua ilman osallistumismaksua.
  • Seminaariosallistujien tavoitemäärä suhteutetaan seminaarin kuluihin.
  • Työryhmät voivat järjestää maksuttomia tilaisuuksia, jos niistä ei koidu kuluja seuralle.

Palkkio-suositus luennoitsijoille / esiintyjille

  • Alustus/luento/esitys 100-350 euroa

Matkakulujen korvaus

  • Matkakustannukset korvataan edullisinta matkustustapaa noudattaen. Seura maksaa tarvittaessa kohtuuhintaiset majoituskulut, jos koulutustilaisuuteen osallistuminen vaatii aikataulullisista syistä yöpymisen.
  • Päivärahoja ei makseta.
  • Ulkomaisille esiintyjille maksetaan matkat ja majoitus Economy-luokassa. Kuluarvio pitää hyväksyttää etukäteen puheenjohtajalla.
  • Luennoitsijoille kopioitava laskutusohje löytyy Drivestä: Asiakirjat / Työryhmien työkalupakki

Osallistumismaksujen laskutus

Osallistujalista löytyy FloMembers-palvelun Tapahtumat-osiosta. Työryhmän edustaja tarkistaa koulutustilaisuuden jälkeen, että listalla näkyvät kaikki laskutettavat sekä laskutettava summa, ja lähettää listan laskutussihteerille laskutus@stks.fi (cc: taloudenhoitajalle) ilmoittaen, että tapahtuman voi laskuttaa.

Muista myös nämä:

  • Palautelomake
  • Seminaarin jälkeen hallituksen yhteyshenkilö raportoi seminaarista hallitukselle.
  • Jos tilaisuudella on sponsoreita, jotka maksavat esim. tarjoiluja, tarjoilujen järjestäjä, laskut voi pyytää suoraan sponsoreille

Taloudenhoitaja antaa mielellään lisätietoja.

Suomen tieteellinen kirjastoseura ry
Mervi Kivirinta
taloudenhoitaja [at] stks.fi

Seuran laskutusosoite

Sähköposti
Suomen tieteellinen kirjastoseura ry
taloudenhoitaja [at] stks.fi

Verkkolaskutusosoite: FI4280001770144666
Välittäjätunnus: DABAFIHH
Välittäjä: Danske Bank
y-tunnus: 0202308-9

Laskutussihteeri (seminaarien osallistumismaksut)

Juha Leppämäki
laskutus [at] stks.fi