Työryhmien työkalupakki
Laskutustiedot
Seuran laskutusosoitteet ja matka/kululaskulomake
Ohjeita koulutuksen järjestäjille
STKS:n järjestämien seminaarien ja webinaarien osallistumismaksut (2025)
(STKS ei ole vuoden 2025 alusta lähtien enää arvonlisäverollinen)
Seminaarit
- Kesto puoli päivää: Jäsenet 70 €; Ei-jäsenet 110 €
- Koko päivän koulutus: Jäsenet 140 €; Ei-jäsenet 220 €
Webinaarit
- Kesto puoli päivää: Jäsenet 50 €; Ei-jäsenet 66 €
- Koko päivän koulutus: Jäsenet 100 €; Ei-jäsenet 132 €
Opiskelijat (päätoiminen opiskelija)
- Jäsenet: ilmaisia paikkoja viisi (5), jotka annetaan ilmoittautumisjärjestyksen mukaan. Jos useampia opiskelijajäseniä, niin sama hinta kuin ei-jäsenillä
- Ei-jäsenet (seminaari ja webinaari): 17,50 € (puoli päivää); 35 € (koko päivä)
Yhteisöjäsenet
Seminaarit
- yksi seuraan kuulumaton voi osallistua tilaisuuteen jäsenhinnalla asianomaisesta organisaatiosta
Ryhmäosallistumiset webinaareihin
- Enintään viisi (5) osallistujaa: 150 € (puoli päivää); 300 € (koko päivä)
- Osallistujia 6 – 10: 200 € (puoli päivää); 400 € (koko päivä)
*) Suomen kirjastoseuran, Tietojohtaminen ry:n, Informaatiotutkimuksen yhdistys ITY ry:n ja Finlands svenska biblioteksförening r.f:n jäsenet voivat osallistua STKS:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin STKS:n jäsenhinnalla.
Tilavaraus
- Huom. Tieteiden talon sali 104 on maksullinen ma–pe klo 8–16 välisenä aikana. Jäsenseurat voivat kuitenkin varata salin maksutta tilaisuuksiin, jotka järjestetään arkisin klo 16 jälkeen. Talo on arkipäivinä auki klo 8–18, mutta aukioloa voidaan jatkaa tiistaisin ja torstaisin erikseen sopimalla klo 20 asti.
- Tilaisuuksia voidaan järjestää myös muualla, esim. tieteellisten kirjastojen yhteydessä.
- Jos koulutustilaisuus peruuntuu tai tilavaraus vaihdetaan muualle,
työryhmän tulee peruuttaa tarpeeton tilavaraus ajoissa. Esim. Tieteiden talolla peruutus pitää tehdä vähintään viikkoa ennen tilaisuuden ajankohtaa.
Ilmoittautumislomake
- Ilmoittautumislomake tehdään FloMember-palvelussa (tapahtumamanageri-rooli). Voit hyödyntää valmista mallipohjaa. (Flomembers -> Tapahtumat – Tämän hetkiset tapahtumat – Mallipohja).
- Lomakkeella kysytään seuraavat tiedot: osallistujan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaation nimi ja osoite, laskutustiedot (myös viite) sekä STKS:n tai muun seuran jäsenyys (ks. hinnastosta seurat, joiden jäsenet voivat osallistua STKS:n jäsenhintaan).
- Ilmoittautumislomakkeen linkki talletetaan koulutustiedotteen yhteyteen STKS:n verkkosivuille. Tarvittaessa sihteeri auttaa.
- Tarkista, että lomakkeella on myös lisätietoja-kohta sekä tiedot peruutusehdoista: osallistuminen tulee perua viimeistään viikkoa ennen koulutustilaisuutta. Tätä myöhemmät perumiset laskutetaan. Sairaustapauksissa ei laskuteta, mutta silloinkin tulee ilmoittaa koulutuksen järjestäjälle poissaolosta.
- Myös työryhmien jäsenten on hyvä täyttää ilmoittautumislomake, vaikka ei laskuteta. Muista myös lisätä lopulliselle listalle esiintyjät ja sähköpostiosoitteet.
Tiedotuskanavat
- Seuran verkkosivut: Ilmoituksen voi toimittaa seuran sihteerille, joka laittaa sen verkkosivuille.
- STKS:n sähköpostilista: stks@lista.tsv.fi
- STKS:n Facebook-sivut: Tee seminaarista myös Facebook-tapahtuma, ohje: https://www.facebook.com/help/210413455658361?helpref=about_content (tarvittaessa sihteeri auttaa)
- Kirjastot.fi > ammattikalenteri: Tapahtuman luonti: https://www.kirjastot.fi/node/add/procal_entry
- FUNin yhteistyösihteeri: http://yliopistokirjastot.fi/yhteystiedot/
- AMKIT-kirjastojen yhteinen s-postilista amk-kirjastot@lists.metropolia.fi
- Signum: Lähetäthän tiedon koulutuksesta päätoimittajalle mahdollisimman pian tapahtuman ajankohdan ja aiheen varmistuttua, jos toivot mainosta myös Signumiin.
- X: Mainitse STKS:n (Twitter)-tili (@stksfvbs).
- Käytä sosiaalisessa mediassa aihetunnistetta #STKS
Koulutustilaisuuksien tuotot ja kulut
- Koulutuksen järjestäjä tekee koulutuksen kuluista kuluarvion, jota päivitetään tuottojen ja kulujen täsmentyessä. Kuluarvion laskemisen avuksi on tehty pohja, joka on talletettu driveen: Asiakirjat / Työryhmien työkalupakki.
- Tapahtuman järjestelyihin osallistuneet työryhmän jäsenet voivat osallistua ilman osallistumismaksua.
- Seminaariosallistujien tavoitemäärä suhteutetaan seminaarin kuluihin.
- Työryhmät voivat järjestää maksuttomia tilaisuuksia, jos niistä ei koidu kuluja seuralle.
Palkkiosuositus ja laskutusohje luennoitsijoille ja esiintyjille
- Palkkiosuositus on: Alustus/luento/esitys 100-350 euroa
- Matkakustannusten korvaus ja luentopalkkio sovitaan etukäteen koulutuksen järjestäjän kanssa
- Luennoitsijat ja esiintyjät voivat laskuttaa mahdolliset matkakulut ja palkkiot laskutuslomakkeella.
- Laskun liitteenä tulee olla matkaliput ja muut tositteet sekä luentopalkkiolaskutuksessa verokortti.
Matkakulujen korvaus
- Matkakustannukset korvataan edullisinta matkustustapaa noudattaen. Seura maksaa tarvittaessa kohtuuhintaiset majoituskulut, jos koulutustilaisuuteen osallistuminen vaatii aikataulullisista syistä yöpymisen.
- Päivärahoja ei makseta.
- Ulkomaisille esiintyjille maksetaan matkat ja majoitus Economy-luokassa. Kuluarvio pitää hyväksyttää etukäteen puheenjohtajalla.
Osallistumismaksujen laskutus
Osallistujalista löytyy FloMembers-palvelun Tapahtumat-osiosta.
- Työryhmän edustaja tarkistaa koulutustilaisuuden jälkeen, että listalla näkyvät kaikki laskutettavat sekä laskutettava summa (listalle merkitään selvästi ne, joita ei laskuteta).
- Lista lähetetetään laskutussihteerille laskutus@stks.fi (cc: taloudenhoitaja@stks.fi) ja ilmoitetaan, että tapahtuman voi laskuttaa.
Muista myös nämä:
- Palautelomake (malli löytyy Asiakirjat-kansiosta – tee mallista kopio ja muokkaa tarpeen mukaan kenttiä).
- Seminaarin jälkeen hallituksen yhteyshenkilö raportoi seminaarista hallitukselle.
- Jos tilaisuudella on sponsoreita, jotka maksavat esim. tarjoiluja, tarjoilujen järjestäjä, laskut voi pyytää suoraan sponsoreille
Taloudenhoitaja antaa mielellään lisätietoja.
Suomen tieteellinen kirjastoseura ry
Mervi Kivirinta
taloudenhoitaja [at] stks.fi
Laskutussihteeri (seminaarien osallistumismaksut)
Juha Leppämäki
laskutus [at] stks.fi